УПД в бухгалтерии: что это такое своими словами

Если объяснять максимально просто, то УПД (универсальный передаточный документ) — это «два в одном» для бухгалтера. Представьте, что вам нужно оформить отгрузку товара покупателю. По старым правилам пришлось бы выписывать минимум два документа: счет-фактуру (для налогового учета по НДС) и накладную или акт (как первичный документ, подтверждающий сам факт сделки). УПД объединяет оба этих документа в одной форме. Это как если бы вместо двух отдельных листов вам выдали один, на котором есть все необходимые реквизиты и для бухгалтерского, и для налогового учета.

УПД — это унифицированная форма, утвержденная ФНС России, которая одновременно выполняет функции первичного учетного документа и счета-фактуры.

Зачем придумали УПД?

Основная цель создания УПД — упростить и сократить документооборот между компаниями. Раньше бухгалтерам и кладовщикам приходилось заполнять, подписывать, отправлять и хранить дублирующие друг друга бумаги. Это увеличивало риск ошибок, потери документов и просто отнимало много времени. С введением УПД в 2013 году процесс стал гораздо эффективнее.

Какие функции выполняет УПД?

УПД — гибкий инструмент. В зависимости от проставленных отметок, он может выступать в одной из двух ролей:

  • 1. Как счет-фактура И первичный документ одновременно. Это самый частый вариант. В документе ставится соответствующая отметка (например, «1»), и он сразу подтверждает и факт хозяйственной операции (передачу товара, оказание услуги), и служит основанием для принятия НДС к вычету у покупателя.
  • 2. Только как первичный документ. Иногда счет-фактура не требуется (например, при операциях, не облагаемых НДС). Тогда УПД оформляется только как накладная или акт, без функции налогового документа.

Что обязательно должно быть в УПД?

Поскольку УПД заменяет серьезные учетные документы, его форма строго регламентирована. В нем обязательно должны присутствовать все реквизиты, которые требуются для:

  1. Первичного документа (по закону «О бухгалтерском учете»): название, дата составления, наименование продавца и покупателя, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и/или денежного измерения, подписи ответственных лиц.
  2. Счета-фактуры (по Налоговому кодексу РФ): номер и дата, данные продавца и покупателя, перечень товаров или услуг, их количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС.

Фактически, УПД — это расширенная версия счета-фактуры, к которой добавили несколько дополнительных полей (например, информацию о грузоотправителе и грузополучателе, о форме расчета и т.д.).

Кто и когда его применяет?

Использовать УПД могут все организации и ИП, которые являются плательщиками НДС или работают на иных системах налогообложения (УСН, ЕНВД), но участвуют в сделках с НДС. Его применение не является обязательным, а носит рекомендательный характер. Компании могут по-прежнему пользоваться старым набором документов (счет-фактура + ТОРГ-12/акт). Однако удобство УПД привело к его очень широкому распространению, особенно в электронном виде.

Чаще всего УПД оформляют при:

  • Отгрузке товаров.
  • Выполнении работ.
  • Оказании услуг.
  • Передаче имущественных прав.

Электронный УПД — современный стандарт

Сегодня большинство УПД оформляется и обменивается в электронном формате через операторов электронного документооборота (ЭДО). Это еще больше ускоряет процесс, снижает затраты на бумагу и почту, а также гарантирует юридическую значимость документа благодаря усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Электронный УПД имеет такую же силу, как и бумажный.

Подводя итог: своими словами

УПД — это умная унификация. Это одна бумага (или один электронный файл) вместо двух. Для бухгалтера это значит меньше работы по заполнению, меньше документов для проверки и хранения. Для бизнеса в целом — это снижение административных издержек, ускорение закрытия сделок и минимизация ошибок. Если вы видите в своем документообороте УПД, знайте: перед вами современный, удобный и полноценный документ, который закрывает все вопросы по сделке и с бухгалтерской, и с налоговой стороны.