Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это современная цифровая система, которая позволяет работодателю полностью перевести процессы работы с кадровыми документами в электронный формат. Это означает оформление, подписание, хранение и обмен такими документами с сотрудниками без использования бумажных копий. Юридическая возможность для такого перехода у российских юридических лиц и индивидуальных предпринимателей появилась в ноябре 2021 года, что стало важным шагом в цифровизации HR-процессов.

По своей сути, КЭДО — это не просто сканирование бумажек, а полноценный юридически значимый процесс, построенный на использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП) и специальных операторов электронного документооборота. Система исключает потерю оригиналов документов и радикально сокращает объем бумажной работы.

Как работает КЭДО: основной принцип

Работа системы кадрового ЭДО строится на четком и безопасном алгоритме, обеспечивающем юридическую силу документам.

1. Создание и оформление документа

Кадровый специалист формирует документ (приказ о приеме на работу, дополнительное соглашение, уведомление и т.д.) непосредственно в системе КЭДО или в интегрированной с ней бухгалтерской/кадровой программе (например, 1С). Документ создается в электронном виде изначально, а не переводится в цифру с бумаги.

2. Подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП)

Это ключевой этап, придающий документу юридическую силу. Документ последовательно подписывается КЭП:

  • Со стороны работодателя: Подписью уполномоченного лица (директора, руководителя отдела кадров).
  • Со стороны сотрудника: Подписью самого работника. Для этого сотрудник должен иметь собственную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре.
Именно взаимное подписание документа усиленными квалифицированными подписями обеих сторон делает его равнозначным бумажному документу с «живыми» подписями и печатью.

3. Обмен и хранение

Подписанный документ через оператора ЭДО направляется стороне-получателю (сотруднику или работодателю). Все экземпляры документа хранятся в электронном архиве оператора или в корпоративной системе в течение установленных законом сроков (75 лет для большинства кадровых документов). Доступ к ним имеют обе стороны.

4. Автоматизация смежных процессов

Современные системы КЭДО, такие как упомянутый в справке EmplDocs, часто являются частью более широкой экосистемы автоматизации. Они позволяют не только обмениваться документами, но и полностью цифровизировать процессы: подачу заявлений на отпуск или справку, согласование, формирование отчетности и многое другое.

Какие документы можно вести через КЭДО?

Через систему кадрового ЭДО можно оформлять практически весь цикл документов, сопровождающих трудовые отношения:

  • Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
  • Приказы (о приеме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении, взыскании).
  • Уведомления (об изменении условий труда, о расторжении договора).
  • Заявления сотрудников (на отпуск, увольнение по собственному желанию и др.).
  • Должностные инструкции.
  • Графики отпусков и сменности.
  • Различные справки и уведомления для сотрудников.

Преимущества внедрения кадрового ЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот дает бизнесу и сотрудникам ряд существенных преимуществ:

  1. Экономия времени и ресурсов: Исключается печать, подписание, сканирование, физическая передача и архивирование бумаг. Процессы сокращаются с дней до минут.
  2. Снижение затрат: Экономия на бумаге, картриджах, канцелярии, почтовых расходах и аренде площадей для архивов.
  3. Повышение безопасности и сохранности: Электронный документ нельзя потерять физически. Системы хранения обеспечивают защиту от повреждения, утери, несанкционированного доступа и гарантируют целостность.
  4. Удобство для удаленных сотрудников: Документы можно подписывать из любой точки мира, где есть интернет, что идеально для дистанционной работы.
  5. Прозрачность и контроль: Все этапы жизни документа фиксируются, всегда видна история его создания, подписания и статус.
  6. Экологичность: Значительное сокращение использования бумаги вносит вклад в экологическую политику компании.

Что нужно для внедрения КЭДО?

Чтобы начать работать с кадровым ЭДО, компании необходимо:

1. Выбрать оператора электронного документооборота, аккредитованного Минцифры России и предоставляющего услуги именно в сфере кадрового ЭДО.
2. Заключить соглашение с оператором.
3. Обеспечить сотрудников квалифицированными электронными подписями. Работодатель может организовать и оплатить получение КЭП для своих работников.
4. Получить согласие сотрудников на переход на электронный документооборот. Это обязательное условие, которое оформляется отдельным соглашением к трудовому договору.
5. Интегрировать систему КЭДО с существующими кадровыми и учетными системами или начать использовать веб-интерфейс оператора.

Таким образом, кадровый электронный документооборот — это не будущее, а настоящее эффективного HR-менеджмента. Он превращает рутинные, затратные и медленные бумажные процессы в быстрые, безопасные и удобные цифровые операции, принося выгоду как бизнесу, так и сотрудникам.

Источники